Jak poprawnie wypełnić druk delegacji?
Materiał został przygotowany na podstawie artykułu autorstwa podkom. Anny Oleksiak „Łatwo jechać, łatwo wrócić – trudniej jest się z niej rozliczyć”, który ukazał się w lutowym numerze „Stołecznego Magazynu Policyjnego”. Ze wskazówek w nim zawartych skorzystają zarówno policjanci, jak i pracownicy Policji.
Polecenie wyjazdu służbowego
Każda osoba, która delegowana jest w krajową podróż służbową powinna otrzymać od przełożonego bądź od upoważnionej u siebie w komórce / jednostce osoby polecenie wyjazdu służbowego, gdzie obok pieczęci miejsca pracy wpisany jest kolejny nr delegowania, imię i nazwisko pracownika, stanowisko służbowe, czas i cel (miejsce) delegowania oraz środek lokomocji, jakim osoba będzie zmierzać do wyznaczonego celu.
Po wypełnieniu tych danych, koniecznym jest zatwierdzenie wyjazdu przez zlecającego go bezpośredniego przełożonego, który oprócz daty delegowania pracownika składa swój podpis i pieczęć.
W przypadku wyjazdów w celach szkoleniowych bądź udziału w ważnych przedsięwzięciach organizowanych na terenie policyjnych ośrodków szkoleniowych, w większości przypadków osoba delegowana ma zapewnione wyżywienie i zakwaterowanie na czas pobytu. Wówczas kompetentna osoba, pracownik ośrodka, w prawej części delegacji potwierdza pobyt służbowy. Wpisuje tam wówczas, w jakim czasie osoba przebywała na terenie ośrodka i na jaki czas zapewniono jej wyżywienie. Wówczas pracownik działu rozliczeń/ finansów bez zbędnej zwłoki naliczy przysługującą z tego tytułu dietę.
Koszty podróży
Rachunek kosztów podróży nie może zawierać niewypełnionych pól. Należy dokładnie rozpisać godziny przejazdu do miejsca delegowania, a następnie po zakończeniu podróży służbowej wypełnić pole wpisując dokładne godziny powrotu.
Niedopuszczalnym jest wpisywanie w miejscu określenia środka lokomocji dwóch przewoźników np. „PKP/PKS”. Jeżeli faktycznie policjant czy pracownik Policji podróżowali dwoma środkami lokomocji, należy każdy z nich rozpisać osobno, pamiętając o podaniu kosztów poniesionych za przejazd.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że przepisy Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 października 2002 roku w sprawie wysokości, warunków i trybu przyznawania policjantom należności za podróże służbowe i przeniesienia nie wymagają od funkcjonariuszy Policji załączania biletów.
Inaczej przedstawia się to u pracowników cywilnych, tj. osób zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, o czym mówi § 3 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Kilkutygodniowe szkolenia
W przypadkach, gdy pracownicy, a zwłaszcza dotyczy to policjantów kierowani są na kilkutygodniowe szkolenia do policyjnych ośrodków, zwrot kosztów dojazdu do miejsca i powrotu z niego należy się wyłącznie za dzień jego rozpoczęcia i zakończenia delegowania. Wpisanie w delegacje innych wyjazdów do miejsca zamieszkania i powrotu do ośrodka jest niedopuszczalne, jeśli miały one charakter prywatny.
Jeśli konieczne jest wykwaterowanie z miejsca szkolenia, a zdarza się to z różnych względów, ośrodek przedstawia stosowne zaświadczenie na tę okoliczność i wówczas pracodawca takie koszty zawraca delegowanemu. Taka informacja może również znaleźć się w części druku przeznaczonej do wypełnienia w celu stwierdzenia pobytu służbowego.
Akceptacja przełożonego
Po wypełnieniu części dot. środków lokomocji, poniesionych kosztów i czasu podróży, pracownicy i policjanci składają swój podpis na drugiej stronie druku w miejscu „niniejszy rachunek przedkładam”. Następnie przekazują do akceptacji przełożonemu, który składa podpis w miejscu sprawdzenia jej pod względem formalnym i rachunkowym.
Zaakceptowany druk pracownicy i policjanci Policji winni niezwłocznie złożyć w dziale rozliczeń/ finansów celem sprawdzenia, naliczenia diet i ryczałtów oraz przygotowania należności do wypłaty.
Zaliczki
Zaliczki można pobrać w kasie przed planowanym delegowaniem. W tym celu należy zgłosić się do działu rozliczeń/ finansów, gdzie obliczana jest możliwa do pobrania kwota na poczet zaliczki, ewidencjonowana w rejestrze i akceptowana.
Zaliczki z reguły pobierane są przez osoby, które nie mają zapewnionego zakwaterowania i wyżywienia w miejscu, gdzie są kierowane. Z pobranej zaliczki regulują płatności w miejscu pobytu otrzymując za to fakturę. Należy pamiętać, aby na fakturze znalazły się informacje, kto korzystał z usług danej placówki, hoteli czy instytucji. Dokument taki powinien być wystawiony na każdą osobę indywidualnie. W przypadku nieuregulowania na miejscu należności i otrzymania faktury do zapłaty przelewem, dokument taki niezwłocznie winien wpłynąć do działu rozliczeń/ finansów celem realizacji.
Z wystawionymi dla delegowanych zaliczkami niestety niejednokrotnie borykają się pracownicy działu rozliczeń/ finansów. Pomimo informowania zaliczkobiorców o konieczności rozliczenia pobranych z kasy pieniędzy na podróż służbową w terminie 7 dni od jej zakończenia i takiej informacji zawartej na delegacji, że pobrana w kasie kwota będzie odliczona od uposażenia czy wynagrodzenia, niektórzy nie respektują tego obowiązku. Aby ułatwić kontakt z działem rozliczeń/finansów wskazane jest wpisywanie na drukach nr. tel. służbowych i nr. identyfikacyjnych.
Należy dodać, że pracownicy działu rozliczeń/ finansów nie mogą nanosić żadnych zmian na drukach na prośbę delegowanych i w przypadku niekompletnych dokumentów będą one zwracane do poprawy, co tym samym wydłuży drogę wypłacenia należności.
Podróż służbową krajową należy rozliczyć w terminie 14 dni od jej zakończenia.