Kryteria doboru składu komisji i rola sekretarza w postępowaniu kwalifikacyjnym

Data publikacji: 10.06.2009

Zgodnie z "Ogólnym trybem i zasadami przeprowadzania postępowań kwalifikacyjnych na wybrane stanowiska służbowe w Policji" komisję odpowiedzialną za przeprowadzenie postępowania w drodze decyzji powołuje zarządzający postępowanie kwalifikacyjne. Powołany dokument zawiera wprawdzie wskazania dotyczące składu komisji. ale jednoznacznie określa tylko niektórych z jej uczestników (kierownika komórki właściwej w sprawach kadr odpowiednio: KGP/KWP-KSP/szkoły Policji oraz kierownika komórki psychologów odpowiednio: KGP/KWP-KSP/ lub wyznaczonego przez niego psychologa, a w przypadku szkoły Policji - psychologa). Praktyka pokazała, że użyte w nim określenia:

  1. "inna osoba wyznaczona przez zarządzającego postępowanie kwalifikacyjne" oraz
  2. "inni przedstawiciele zarządzającego przeprowadzenie postępowania kwalifikacyjnego posiadający doświadczenie pozwalające oceniać merytoryczne przygotowanie kandydata"

rodzą szereg wątpliwości skutkujących kierowaniem pytań o kryteria doboru tych przedstawicieli. Kwestie te pomija również poradnik, stanowiący materiał pomocniczy, uzupełniający i doprecyzowujący zagadnienia zawarte w "Ogólnym trybie…", który określa jedynie obowiązki przewodniczącego, sekretarza oraz członka komisji oraz prawa tegoż ostatniego. Wychodząc więc naprzeciw oczekiwaniom Biuro Kadr i Szkolenia KGP odpowiedzialne m.in. za ewentualną pomoc w rozstrzyganiu wątpliwości stoi na stanowisku, że:

Ad. 1.

Inna osoba wyznaczona przez zarządzającego postępowanie kwalifikacyjne ma pracować w komisji zamiast kierownika komórki właściwej w sprawach kadr odpowiednio: KGP/KWP-KSP/szkoły Policji. Wynika to z umiejscowienia tego zapisu w „Ogólnym trybie…” oraz występującego w nim spójnika „lub”. Z tego powodu powinien to być zastępca tegoż kierownika lub policjant ew. pracownik komórki właściwej w sprawach kadr albo kierownik, policjant ew. pracownik. komórki właściwej w sprawach doboru. Oczywiście każda z tych osób powinna posiadać doświadczenie pozwalające oceniać merytoryczne przygotowanie kandydata oraz jego predyspozycje osobowościowe i umiejętności kierownicze. W przypadku, gdy takie osoby uczestniczą w postępowaniu kwalifikacyjnym po raz pierwszy, zasadne jest udzielenie im, np. przez psychologa, instruktażu z zakresu zasad prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej oraz stosowania kryteriów ocennych w tym etapie postępowania kwalifikacyjnego, a także wypełniania Arkusza indywidualnej oceny kandydata.

Ad. 2.

Inni przedstawiciele zarządzającego przeprowadzenie postępowania kwalifikacyjnego mają posiadać doświadczenie pozwalające oceniać merytoryczne przygotowanie kandydata. Powinni zatem wywodzić się z komórek organizacyjnych jednostki Policji występujących w tej samej służbie albo zajmować takie samo stanowisko w innej jednostce organizacyjnej Policji. W przypadku prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego na stanowisko kierownika jednostki organizacyjnej Policji w gronie przedstawicieli mogą znaleźć się kierownicy komórek organizacyjnych występujących w poszczególnych rodzajach służb Policji albo kierownicy innych jednostek Policji. Przy wyznaczaniu przewodniczącego komisji prowadzącej postępowanie kwalifikacyjne powinna być respektowana zasada, zgodnie z którą wyznacza się do tej roli osobę sprawującą bezpośredni nadzór nad stanowiskiem objętym postępowaniem kwalifikacyjnym. Taki wybór uzasadnia jego rola w całym postępowaniu, a także prawo do uczestniczenia w wyborze przyszłego współpracownika. Oczywiście wymieniony na wstępie wymóg nie zwalnia tak przewodniczącego komisji jak i wchodzącego w jej skład każdego innego przedstawiciela zarządzającego przeprowadzenie postępowania kwalifikacyjnego z obowiązku posiadania umiejętności także z zakresu oceny predyspozycji osobowościowych i umiejętności kierowniczych kandydata. Zatem do tych przedstawicieli ma także zastosowanie ostatnie zdanie z części ad. 1.

Rola sekretarza komisji kwalifikacyjnej w prowadzonym postępowaniu została określona w powoływanym wyżej poradniku. Wymienione w nim zadania należy traktować jako katalog otwarty, co pozwala sekretarzowi występować również w roli oceniającego. W opinii Biura Kadr i Szkolenia KGP zadania sekretarza powinny zostać określone w decyzji zarządzającego postępowanie kwalifikacyjne powołującej komisję do jego przeprowadzenia. Jeżeli sekretarz ma występować również w roli oceniającego (nie zabrania tego „Ogólny tryb …” oraz nie ma o tym mowy w poradniku), to powinno wynikać to jednoznacznie z określonych dla niego w tej decyzji zadań. Występujący w takiej roli sekretarz komisji powinien być traktowany podobnie do innych przedstawicieli zarządzającego przeprowadzenie postępowania kwalifikacyjnego, a co za tym idzie mają do niego zastosowanie uwagi z części ad. 2

Ważne też jest, by tak przewodniczący komisji prowadzącej postępowanie kwalifikacyjne, jak również pozostali członkowie komisji przed przystąpieniem do postępowania kwalifikacyjnego zapoznali się z "Ogólnym trybem i zasadami przeprowadzania postępowań kwalifikacyjnych na wybrane stanowiska służbowe w Policji" jak i poradnikiem do tegoż dokumentu.